1 Prioriser ses tâches

À moins d’être amené à réaliser des tâches récurrentes de manière répétitive, comme le ferait un artisan dans son atelier de poterie, un être humain éprouve généralement toutes les difficultés du monde à estimer le temps que lui prend une tâche. Et pour cause ! En plus d’être soumise à d’éventuels impondérables, la durée requise pour l’exécution d’une tâche peut considérablement varier, en fonction de votre niveau d’énergie et de concentration.

L’idée est donc de prévoir un nombre limité de tâches par jour, de l’ordre de 3 à 6, en prenant soin de bien les prioriser. La plupart des professionnels passés maîtres dans l’art d’organiser leurs journées de travail conseillent de placer les tâches les plus importantes en début de journée, sachant que les pics d’énergie d’un individu se situent en général avant 11h (et après 15h).

De même, essayez de réduire le nombre d’activités à forte valeur ajoutée prévues dans une même journée pour vous assurer de les terminer, même si vous devez gérer un aléa au cours de la matinée. Si la tâche nécessite plusieurs jours de travail, découpez-la en plusieurs tâches plus courtes pour avoir la satisfaction d’avoir avancé sur votre mission une fois votre ordinateur éteint.

Déterminer vos priorités avec la matrice d’Enseinhower

Nous avons évoqué l’existence de « tâches importantes ». Comment les reconnaître et les classer selon leur degré d’importance ? Et qu’en est-il des urgences ?

Pour répondre à ces questions, nous vous conseillons de prendre appui sur la célèbre matrice d’Eisenhower. Utilisé par de nombreuses organisations, cet outil simple à utiliser au quotidien permet de classer de manière relativement objective les tâches en fonction de leur niveau d’importance et d’urgence afin de mieux les prioriser. D’une manière générale, retenez que :

• Les tâches urgentes et importantes : à réaliser vous-même, rapidement.
• Les tâches importantes, mais peu urgentes : à réaliser vous-même, mais à planifier pour plus tard.
• Les tâches urgentes, mais peu importantes : à déléguer dans les plus brefs délais.
• Les tâches peu urgentes et peu importantes : à mettre de côté ou à abandonner.

2 Anticiper les imprévus

En moyenne, les imprévus représentent 20 à 30 % du temps de travail de votre journée. Si vous comptiez pouvoir y échapper, c’est donc peine perdue ! Pour ne pas vous laisser dépasser par ces petits problèmes et sollicitations diverses qui représentent autant de contretemps dans votre programme du jour parfaitement huilé, l’idéal est d’apprendre à les anticiper.

Comment anticiper des événements par nature impossibles à voir venir ? En retenant tout d’abord que tous ces petits accrocs qui plombent votre quotidien ne sont pas forcément si imprévisibles que cela. Cherchez un peu dans votre expérience de manager : n’avez-vous jamais remarqué que l’un de vos collaborateurs voulait systématiquement vous parler en début d’après-midi ? Que le lancement d’un nouveau logiciel s’accompagnait presque toujours de problèmes techniques « imprévisibles » que vous devez gérer en urgence ?

En laissant de la place pour tous ces « faux imprévus » dans votre emploi du temps, il ne devrait subsister que les « vrais imprévus », ceux qui sont effectivement impossibles à prévoir.

Comment gérer efficacement un imprévu ?

Si vous avez besoin de gérer un imprévu bien réel (et vous n’y échapperez pas), nous vous conseillons de procéder de la façon suivante. Déterminez tout d’abord le temps nécessaire à la gestion de la tâche en question. Si cette dernière nécessite quelques minutes, occupez-vous d’elle immédiatement ou, éventuellement, après avoir terminé la tâche en cours, en fonction de son niveau d’urgence. Si elle nécessite plusieurs heures de votre temps, planifiez-la pour plus tard ou déléguez-la à une personne apte à s’en occuper !

En ce qui concerne les sollicitations de vos collaborateurs, planifiez plusieurs créneaux de disponibilité par jour pour éviter d’être interrompu dans vos tâches. Privilégiez les moments où vous n’avez pas besoin d’une concentration maximale. Réservez en effet plutôt vos pics d’énergie à la réalisation de vos missions. Par ailleurs, demandez à vos collaborateurs de préparer ce qu’ils souhaitent vous demander pour pouvoir répondre plus efficacement à leurs demandes.

3 Faire le point régulièrement

Vous avez pris du retard sur votre mission, malgré une organisation parfaitement millimétrée ? Au lieu de vous morfondre sur votre apparente incapacité à bien vous organiser ou retomber dans vos mauvaises habitudes, prenez plutôt le temps de faire le point sur vos pratiques pour pouvoir les améliorer.

Par exemple, si vous avez dû décaler plusieurs tâches au cours du mois, essayez d’en déterminer la raison : aviez-vous prévu trop de tâches à accomplir ? Avez-vous accepté la « mission de trop » ? Manquiez-vous des compétences nécessaires pour venir à bout de votre travail dans les temps ? Puis déterminez une solution à apporter : réduire le nombre de tâches à réaliser chaque jour, apprendre à dire « non », déléguer davantage et aux bonnes personnes, vous former pour combler vos lacunes…

4 Focus sur la méthode Pomodoro

Inventée par Francesco Cirillo dans les années 1980, la méthode Pomodoro permet de booster sa productivité à l’aide d’un minuteur. L’idée de base : se focaliser à 100 % sur une seule tâche à la fois pendant des sessions de 25 minutes entrecoupées de pauses de 5 minutes. Après quatre sessions, vous pouvez alors vous accorder un long break de 20 à 30 min. Des durées qui peuvent évidemment varier selon votre capacité de concentration.

Pour parvenir à vous concentrer sur votre travail pendant une période de 25 min, sans décrocher, il est important de couper toute source de distraction extérieure : collègues, emails, notifications, smartphone, musique, navigateur internet… En d’autres termes, pour tirer pleinement avantage de cette méthode, il faut un minimum de préparation… et de planification. Définissez la veille les différentes tâches à mener à bien le lendemain en faisant preuve de réalisme pour ne pas vous mettre inutilement la pression.

Les pièges à éviter pour rester organisé

Comme vous l’aurez compris, bien s’organiser passe avant tout par l’adoption d’un certain nombre de bonnes pratiques, mais aussi par la connaissance des nombreux pièges à éviter. Voici quelques-uns des écueils récurrents dans lesquels vous devez vous efforcer de ne pas tomber pour atteindre votre objectif :

• Multiplier les outils au lieu de tout centraliser.
• Faire du multitasking. Dans le monde professionnel, la gestion de plusieurs tâches en parallèle est impossible, ou tout du moins assez inefficace. Veillez plutôt à terminer votre tâche actuelle avant d’en commencer une nouvelle.
• Vouloir bien s’organiser dans un environnement de travail désorganisé.
• Laisser sa vie privée grignoter sa vie professionnelle, et inversement.
• Oublier de prendre en compte les intervalles séparant deux activités, notamment si vous avez besoin de vous déplacer régulièrement pour des rendez-vous.
• Céder à la réunionite. N’oubliez pas que si un problème peut être directement réglé par téléphone ou par mail, c’est qu’il n’y a sans doute pas besoin d’organiser une réunion pour cela.
• Commencer sa journée par la lecture de ses mails. Cette mauvaise habitude bien ancrée risque d’accaparer votre attention, vous embrouiller l’esprit et retarder la finalisation de vos vraies priorités.
• Ne pas faire de vraies pauses, notamment à midi. Si possible, offrez-vous une petite sieste de 25 minutes.
• Appliquer les méthodes et les techniques d’organisation de façon mécanique, sans chercher à les adapter à votre cas spécifique.